Czym jest Dark Data i dlaczego powinieneś się nią zainteresować?
W dzisiejszych czasach przedsiębiorstwa gromadzą ogromne ilości danych. Część z nich, ta, która jest wykorzystywana do podejmowania decyzji, analizowania trendów czy optymalizacji procesów, jest dobrze zarządzana i zorganizowana. Ale co z resztą? Ta reszta, o której często zapominamy, spoczywająca gdzieś na serwerach, dyskach czy w chmurze, to właśnie Dark Data. Mówiąc krótko, to dane, których istnienia, zawartości lub wartości nie jesteśmy świadomi. A to może stanowić realne zagrożenie.
Wyobraź sobie firmę, która przez lata archiwizowała dane z systemów CRM, ale nigdy ich nie analizowała. W tych zapomnianych plikach mogą kryć się cenne informacje o preferencjach klientów, które, gdyby zostały odkryte, mogłyby drastycznie poprawić skuteczność kampanii marketingowych. Albo pomyśl o plikach logów z serwerów, które latami zbierają kurz. Mogą one zawierać ślady włamań, które pozostały niezauważone, a które, gdyby zostały wykryte na czas, pozwoliłyby uniknąć poważnego naruszenia bezpieczeństwa.
Problem z Dark Data jest taki, że nie tylko zajmuje cenne miejsce na dyskach, ale przede wszystkim stanowi ryzyko. Niezabezpieczone Dark Data mogą być łakomym kąskiem dla cyberprzestępców. Ponadto, jeśli dane te podlegają regulacjom prawnym, np. RODO, a nie spełniają wymogów zgodności, narażamy się na kary finansowe i utratę reputacji. Dlatego właśnie identyfikacja i skatalogowanie Dark Data to kluczowy element zarządzania informacją w każdej organizacji.
Krok po kroku: Jak odkryć ukryte zbiory danych w Twojej firmie
Proces identyfikacji i katalogowania Dark Data to zadanie wymagające systematycznego podejścia. Nie wystarczy jednorazowy audyt – to proces ciągły, który powinien być wpisany w kulturę organizacyjną firmy. Oto kilka kroków, które pomogą Ci rozpocząć tę podróż:
1. Zdefiniuj zakres: Zacznij od określenia, jakie obszary Twojej organizacji będziesz analizować. Czy skupiasz się na konkretnych działach, systemach czy typach danych? Wybierz obszar pilotażowy, aby przetestować metody i narzędzia, zanim rozszerzysz analizę na całą firmę. To pozwoli uniknąć paraliżu decyzyjnego i lepiej zarządzać zasobami.
2. Przeprowadź inwentaryzację zasobów: Zidentyfikuj wszystkie miejsca, w których mogą znajdować się dane. To obejmuje serwery, dyski twarde, bazy danych, chmury, udziały sieciowe, a nawet stare taśmy archiwizacyjne. Porozmawiaj z pracownikami różnych działów – oni często wiedzą o istnieniu danych, o których nikt inny nie ma pojęcia. Nie zapomnij o danych przechowywanych na urządzeniach mobilnych, takich jak laptopy i telefony.
3. Użyj narzędzi do audytu danych: Skorzystaj z narzędzi, które pomogą Ci automatycznie skanować zasoby i identyfikować potencjalne Dark Data. Istnieją narzędzia do analizy zawartości plików, metadanych, historii dostępu i wzorców użytkowania. Szukaj narzędzi, które oferują możliwość filtrowania danych na podstawie typu, rozmiaru, daty modyfikacji i innych kryteriów. Przykłady to oprogramowanie do Data Discovery oraz narzędzia do analizy logów.
4. Zastosuj techniki analizy danych: Po zidentyfikowaniu potencjalnych Dark Data, przeanalizuj je, aby zrozumieć ich zawartość i wartość. Użyj technik analizy tekstu, wizualizacji danych i machine learning, aby wykryć ukryte wzorce i zależności. Spróbuj zidentyfikować, jakie informacje zawierają te dane i czy mogą być one przydatne dla Twojej firmy.
5. Klasyfikuj i kategoryzuj dane: Po analizie danych, sklasyfikuj je w zależności od ich zawartości, wartości i ryzyka. Oznacz dane wrażliwe, takie jak dane osobowe, dane finansowe i dane handlowe. Określ, które dane są przydatne, które wymagają usunięcia, a które powinny być archiwizowane. Stwórz jasne zasady dotyczące przechowywania, dostępu i usuwania danych.
Zarządzanie Dark Data: Jak przekuć problem w potencjał
Po zidentyfikowaniu i skatalogowaniu Dark Data, czas na podjęcie działań. Niektóre dane można wykorzystać do poprawy procesów biznesowych, inne należy zarchiwizować, a jeszcze inne – usunąć. Kluczem jest stworzenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, która uwzględnia wszystkie aspekty cyklu życia danych.
1. Usuń zbędne dane: Zacznij od usunięcia danych, które nie są już potrzebne i nie mają wartości biznesowej. To nie tylko zwolni miejsce na dyskach, ale także zmniejszy ryzyko związane z przechowywaniem wrażliwych informacji. Upewnij się, że proces usuwania danych jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i polityką firmy.
2. Zarchiwizuj dane, które muszą być przechowywane: Dane, które muszą być przechowywane ze względów prawnych lub regulacyjnych, zarchiwizuj w bezpieczny sposób. Upewnij się, że masz jasne procedury dotyczące dostępu do tych danych i ich odzyskiwania w razie potrzeby. Rozważ użycie rozwiązań do archiwizacji danych, które automatycznie zarządzają cyklem życia danych i zapewniają ich bezpieczeństwo.
3. Wykorzystaj dane, które mają wartość: Dane, które mogą być przydatne dla Twojej firmy, zintegruj z istniejącymi systemami i procesami. Użyj ich do analizy, raportowania i podejmowania decyzji. Pamiętaj, że Dark Data mogą kryć w sobie cenne informacje, które mogą pomóc Ci poprawić efektywność, zwiększyć zyski i zdobyć przewagę konkurencyjną. Szkolenie pracowników w zakresie analizy danych i wykorzystywania narzędzi analitycznych może być tutaj kluczowe.
4. Monitoruj i aktualizuj: Zarządzanie Dark Data to proces ciągły. Regularnie monitoruj swoje zasoby danych i aktualizuj swoje katalogi. Upewnij się, że Twoja strategia zarządzania danymi jest zgodna z zmieniającymi się potrzebami Twojej firmy i nowymi regulacjami prawnymi. Wykorzystuj narzędzia do automatycznego monitorowania i alarmowania o potencjalnych problemach. Pamiętaj, że im szybciej zareagujesz na potencjalne zagrożenia, tym mniejsze szkody poniesiesz.
Przekształcenie Dark Data z potencjalnego zagrożenia w źródło wartości wymaga zaangażowania i systematycznej pracy. Jednak korzyści, jakie można osiągnąć dzięki lepszemu zarządzaniu danymi, są ogromne. Bezpieczeństwo danych, zgodność z przepisami, optymalizacja kosztów i poprawa procesów biznesowych to tylko niektóre z nich. Nie ignoruj Dark Data – to inwestycja, która się opłaci.
