Ciche tsunami danych: co kryje się w mrocznych zakamarkach firmowych serwerów?
Wyobraź sobie ogromny magazyn, w którym przez lata gromadzono setki tysięcy kartek z notatkami, dokumentami i zdjęciami. Nikt nie wie dokładnie, co tam jest, ale przecież może się przydać. W świecie cyfrowym ten scenariusz nie jest metaforą – to codzienność niemal każdej organizacji. Dark data, bo o nich mowa, to niewidoczne góry informacji, które zalegają w zakamarkach dysków, chmur i kopii zapasowych. Szacuje się, że stanowią nawet 60-80% wszystkich danych w przedsiębiorstwach. A każdego dnia przybywa ich więcej.
Problem narasta lawinowo. W 2022 roku wyciek dokumentów z jednej z firm konsultingowych ujawnił, że większość skompromitowanych danych pochodziła z archiwów sprzed 7 lat, o których istnieniu nikt nie pamiętał. To nie odosobniony przypadek – podobne historie powtarzają się w sektorze finansowym, ochronie zdrowia, a nawet administracji publicznej.
Dlaczego dark data to tykająca bomba?
Niechciane, nieużywane, ale wciąż niebezpieczne. Dark data działają jak miny przeciwpancerne zakopane w cyfrowym krajobrazie organizacji. Największe zagrożenia? Dane osobowe klientów w plikach tymczasowych, kopie baz danych ze starymi hasłami, niezałatane luki w przestarzałych formatach plików – wszystko to stanowi idealny cel dla cyberprzestępców.
Jedna z badań przeprowadzonych na europejskich przedsiębiorstwach ujawniła szokujący fakt: w 73% firm, które doświadczyły poważnego naruszenia danych, źródłem problemu okazały się właśnie niezarządzane zbiory, często pozostawione przez dawno odeszłych pracowników. Co gorsza, średni czas od stworzenia pliku do jego wykorzystania w ataku wynosił ponad 3 lata – wystarczająco długo, by wszelkie procedury bezpieczeństwa zdążyły się zdezaktualizować.
Nie chodzi tylko o hakerów. RODO i inne regulacje nie mają litości dla firm, które zapomniały o posiadanych danych osobowych. Kara 10 mln euro nałożona w 2021 roku na niemiecką firmę logistyczną dotyczyła właśnie nieusuniętych na czas archiwów z danymi kierowców sprzed dekady.
Skąd się biorą te cyfrowe trupy w szafie?
Przyczyny powstawania dark data są zaskakująco prozaiczne. Po pierwsze, strach przed usuwaniem – lepiej zachować, niż potem żałować. Po drugie, brak wypracowanych procedur – nowe dane powstają szybciej, niż ktoś zdąży je sklasyfikować. Po trzecie wreszcie, technologiczna krótkowzroczność – migracje systemów pozostawiają za sobą całe cmentarzyska niekompatybilnych formatów.
Typowy scenariusz? Dział IT tworzy kopię bazy danych na potrzeby wdrożenia nowego oprogramowania. Po udanej migracji nikt nie kasuje kopii, bo to tylko kilka terabajtów. Po roku nikt już nie pamięta hasła do archiwum, a po trzech – nikt nie wie, że ono w ogóle istnieje. Tymczasem w tych danych wciąż tkwią numery PESEL, maile i historie transakcji.
Inna częsta sytuacja: pracownik eksportuje fragment CRM-u do Excela, by przygotować raport. Plik ląduje na dysku sieciowym w folderze Tymczasowe, gdzie czeka latami na odkrycie przez osobę z zewnątrz. Drobne zaniedbania, gigantyczne konsekwencje.
Jak rozbroić bombę? Praktyczne strategie
Walka z dark data przypomina sprzątanie strychu – im dłużej zwlekamy, tym trudniej się zabrać do roboty. Ale są metody, które naprawdę działają. Pierwszy krok to zawsze inwentaryzacja – bez mapy nie odnajdziemy wszystkich kryjówek danych. Nowoczesne narzędzia DLP (Data Loss Prevention) potrafią przeskanować całą infrastrukturę w poszukiwaniu wrażliwych informacji, nawet tych ukrytych w dziwnych formatach.
Kluczowa jest polityka retencji. Zamiast zachowywać wszystko na wszelki wypadek, warto ustalić jasne reguły: dane transakcyjne – 5 lat, maile – 3 lata, pliki tymczasowe – 30 dni. I trzymać się tych zasad, nawet gdy wydaje się to uciążliwe. Dobrym pomysłem jest też oznaczenie wszystkich zbiorów metadanymi – kto, kiedy i po co je stworzył.
Technologicznie warto postawić na:
- Automatyczne czyszczenie danych tymczasowych
- Szyfrowanie archiwów, których nie da się od razu usunąć
- Systemy klasyfikacji danych działające w czasie rzeczywistym
Nieocenione okazują się regularne audyty – najlepiej przeprowadzane przez zewnętrznych specjalistów, którzy nie przeoczą tego, do czego wewnętrzny personel zdążył już przywyknąć.
Kultura danych: najtrudniejsza, ale najważniejsza zmiana
Żadne narzędzia nie pomogą, jeśli pracownicy będą traktować dane jak śmieci pozostawione do posprzątania komuś innemu. Budowanie świadomości to proces – od szkoleń przez symulacje wycieków po jasne wskazanie korzyści z porządku. W jednej ze szwedzkich firm wprowadzono ciekawy system: każdy dział otrzymywał comiesięczny raport pokazujący, ile cyfrowego tłuszczu udało się spalić. Najlepsi byli nagradzani – proste, a działało.
Największe wyzwanie? Przekonać zarządy, że inwestycja w porządkowanie danych to nie fanaberia działu IT, ale strategiczna konieczność. Czasem pomaga proste porównanie: dark data to jak nierozbrojona amunicja pozostawiona na poligonie. Może leżeć latami bez szkody, ale gdy eksploduje – zniszczenia będą niewspółmierne do kosztów prewencji.
Era Big Data nie musi oznaczać wielkich problemów. Wystarczy przestać traktować dane jak zbiór, a zacząć jak ekosystem – wymagający troski, przycinania i regularnych przeglądów. Bo prawda jest taka: w świecie, gdzie dane stały się najcenniejszym surowcem, ich odpowiedzialne zarządzanie to już nie opcja, ale warunek przetrwania na rynku.
